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Comité audit et gestion de risques


Jean Bernier


Karl Fortin


Paul St-Georges

Charte du comité

Composition

Le comité d'audit est une émanation du conseil d'administration nommé par ce dernier. Au moins 2/3 des membres du comité sont des administrateurs indépendants de la coopérative. Le comité se compose au minimum de trois membres. Le quorum est de 50% plus un.

Le conseil choisit le président du comité parmi les administrateurs.
Au moins un membre du comité d'audit doit disposer une expertise financière avérée.

Durée

Le comité, avec l'approbation du conseil, fixe la durée du mandat de ses membres et les règles de révocation et renouvellement.

Présence aux réunions

Seuls les membres du comité d'audit et le président du conseil d'administration sont autorisés à assister aux réunions du comité d'audit. Les autres administrateurs indépendants, le directeur général ou la directrice générale et toute autre personne peuvent assister aux réunions sur invitation du comité uniquement.

Au moins une fois par an, le comité d'audit doit se réunir pour s'entretenir avec les auditeurs externes en l'absence des membres de la direction.

Fréquence des réunions

Quatre réunions au minimum sont organisées chaque année pour coincider avec les dates importantes du cycle de rapport financier de la coopérative.

Les auditeurs externes peuvent demander qu'une réunion soit organisée s'ils l'estiment nécessaire.

Pouvoir

Le conseil autorise le comité à :

  • Examiner tout domaine entrant dans le cadre de ses attributions;
  • Recevoir toutes les informations nécessaires à l'accomplissement de sa mission, et se faire communiquer tous les documents qu'il estime utiles;
  • Obtenir des conseils auprès d'experts indépendants de la coopérative et s'assurer de la présence d'intervenants disposant de l'expérience et de l'expertise appropriées s'il l'estime nécessaire.

Missions

Les missions du comité comprennent entre autre :

Gestion des risques et contrôle interne

  • Apprécier l'efficacité des systèmes mis en place par la direction pour identifier, évaluer, gérer et contrôler les risques financiers;
  • Surveiller le bon fonctionnement du contrôle interne relatif à l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière;
  • Examiner les procédures de la société relatives à la détection de fraude et au dispositif d'alerte éthique et s'assurer que tout est mis en place afin que le personnel puisse faire part, de manière confidentielle, de ses préoccupations vis-à-vis d'éventuelles irrégularités en matière de rapport financier, de contrôle financier ou dans tout autre domaine;
  • Examiner les rapports de la direction et les rapports des auditeurs sur l'efficacité des systèmes de contrôle financier et de gestion des risques;
  • Vérifier les déclarations relatives au contrôle interne et au système de gestion figurant dans le rapport annuel.

Reporting financier

Examiner de manière critique les décisions et appréciations de la direction se rapportant aux états financiers de la coopérative, aux analyses de performance, aux rapports intermédiaires, avant de les soumettre pour approbation au conseil. Une attention particulière doit être portée :

  • Aux méthodes et pratiques comptables essentielles et à tout changement de méthode;
  • Aux décisions nécessitant un élément d'appréciation important;
  • À l'incidence sur les états financiers des transactions inhabituelles réalisées au cours de l'exercice et la manière dont elles sont présentées;
  • À l'exhaustivité et l'exactitude des informations données dans des rapports : conciliation bancaire, liste des comptes à recevoir, liste des comptes à payer, les rapports sur les opérations et autres;
  • Aux ajustements d'audit significatifs;
  • À la continuité d'exploitation;
  • À la conformité aux règles comptables;
  • Au respect des règlementations et obligations légales.

Audit interne

  • Apprécier si la fonction d'audit interne est nécessaire quand elle n'existe pas.

Audit externe

  • S'assurer de la qualité des relations entretenues avec les auditeurs externes;
  • Émettre des recommandations concernant la nomination et le renouvellement des auditeurs externes;
  • Examiner les lettres de mission et les honoraires des auditeurs externes;
  • Évaluer chaque année les compétences, l'expertise et les ressources, ainsi que l'efficacité et le degré d'indépendance des auditeurs externes. Discuter avec les auditeurs externes des règles et des procédures mises en place pour garantir leur indépendance ainsi que le code de déontologie de l'ordre des CPA;
  • Discuter avec les auditeurs externes, avant le début de l'audit, de la nature et de l'étendue des travaux d'audit à réaliser;
  • Examiner avec la direction les conclusions des travaux des auditeurs externes ainsi que les lettres d'affirmation avant signature;
  • Examiner le contenu de la lettre de recommandations et s'assurer de leur mise en application.

Reddition de compte

Le secrétaire transmet les comptes rendus des réunions du comité au conseil d'administration. Le comité d'audit prépare un rapport annuel sur ses fonctions, ses responsabilités et les mesures qu'il a prises pour s'acquitter de sa mission, rapport qui peut être inclus dans le rapport annuel. Un rapport de ce type devra comporter plus particulièrement :

  • Un résumé du rôle du comté d'audit;
  • Les noms et fonctions de tous les membres du comité au cours de la période;
  • Le nombre de réunions et la présence de chaque membre;
  • La manière dont le comité s'est acquitté de sa mission.

Le rapport est déposé au conseil d'administration.